1. Дръжте всички бюра и кабинети заключени;2. Не допускайте служителите ви да си разменят и оставят един другиму служебни ключове;
3. Направете списък с помещенията и броевете ключове за тях, както и на служителите на които са връчени;
4. Преди да бързате да поставяте скъпоструваща сигнално-охранителна техника вижте какво може да се направи за усилване и затрудняване на физическия достъп до помещенията – чрез поставяне на здрави врати и осигуряване на прозорците на помешенията, чрез поставяне на решетки.
5. Може да ви се стори малко недемократично, но ограничете безразборното влизане на изпълнителния персонал в работните помещения на ръководните служители.
ІІ.Осигуряване на фирмената информация:
1. Определете с помощта на юрист по какъв начин и коя част от вътрешно-фирмената ви информация може да се определи като фирмена тайна. (В съда се ползват различни критерии за да се реши, коя информация може да се смята за търговска тайна в зависимост от естеството на дейността на самата фирма, обичайния начин за работа с общодостъпна информация при този вид дейност, както и дали тази информация е известна вътре и вън от фирмата и какви мерки са взети за опазването й.)
2. Определете с помощта на юрист класификацията на вътрешно-фирмената си информация – (най- разпространеното деление е : търговска тайна; производствена(технологична)тайна; вътрешно-фирмена информация и общодостъпна информация);
3. Погрижете се вътрешнофирмената информация след ползване да се прибира и да се държи под ключ, като конфиденциалната да бъде обозначена като такава. По отношение на конфиденциалната информация се препоръчва ползването на системата на английските тайни служби – всички папки с поверителна информация се описват под номера в регистър и на всеки регистрационен номер се отваря партида, в която се отбелязват съдържанието на папката, датата и часа на вземане и връщане на съответната папка, както и от кого е ползвана, а към всяка папка с поверителна информация се поставя бланка, която съдържа същите данни.
4. Внимавайте какво изхвърляте като отпадъци – никога не изхвърляйте копия или екземпляри от поверителни документи без да са приведени преди това в негодна за употреба и възстановяване форма;
5. Осигурете контрол на техническите устройства на фирмата позволяващи размножаване и изпращане на документация (копирни и факс апарати, скенери и принтери).
6. Погрижете се да поставите под контрол комуникациите, като предварително предупредите за това персонала. Желателно е да поставите телефонна централа, която да може да архивира автоматично набираните от нея външни номера и да идентифицира поста от който съответния абонат е търсен. Същото можете да направите и по отношение на фирмените мобилни телефони, като се уговорите с мобилния оператор за това.;
7. Недопустимо е необезопасено включване на отделен компютър или мрежа към Интернет, ако в паметта се съдържа поверителна информация. Задължете персонала – всеки в края на работното време или при по-продължителен престой да прекъсва достъпа на своя компютър до мрежата(това става най- лесно чрез изключване на машината).
8. Дръжте изключени компютрите в извън работно време. Това създава затруднения дори и при неправомерно физическо проникване в помещенията на фирмата.;
9. Никога не обсъждайте вътрешнофирмена информация по стационарен телефон. Не че не могат да ви подслушват по мобилния, но това е доста скъпо удоволствие за конкуренцията ви.
10. Установете контрол над изявленията и информацията, която подава фирмата ви за медиите.
11. При обсъждане на вътрешно-фирмена информация имайте грижата прозорците на помещенията, в които се водят разговорите да са закрити с плътни шумопоглъщащи завеси (тази функция могат да осъществяват успешно завеси от естествени материали – лен, памук и т.н.) – това спестява разходите за скъпоструващи шумопоглъщащи стъкла против вибрационно-резонансно подслушване.
12. При фирмени заседания, особено такива на които предстаи да бъде обсъждана поверителна информация, определете те да се провеждат в проверени помещения, до които достъпът е ограничен. Желателно е в тези помещения да не се внасят непроверени предмети и техника, в които е възможно да е поставена подслушвателна апаратура. Не е нужно разбира се да ставате параноични, но елементарната предпазливост никога не вреди.
ІІІ. Осигуряване на персонала:
1. Не се предоверявайте на посредниците за набиране на персонал. Винаги изисквайте поне четири равностойни кандидатури, като окончателния избор го правете сами;
2. Запомнете, че когато ваш служител напуска фирмата, повечето фирмена информация е в главата му, а не в куфарчето му. Намалете до минимум този риск чрез обстойни и юридически прецизирани клаузи в договорите с персонала, особенно с ръководния такъв;
3. Опитайте се да не допускате ваши работници или служители имащи достъп до поверителна информация да имат финансови проблеми или такива със закона (това са предпоставки за изнудване или вербуване с цел достъп до поверителна информация). Проучвайте тази категория персонал предварително.
4. Внимавайте особенно много, когато ползвате персонала на външни фирми за услуги (почистване, ремонти, охрана, куриери и други подобни);
5. Внимавайте с прекалено работливите служители, особено новоназначените – не толерирайте оставането в офиса и работа с поверителна информация в извънработно време. Забранете изнасянето на документация от офиса под какъвто и да било претекст. В случай, че се налага отклонение от горните правила, установете контрол върху тези отклонения и не допускайте самостоятелни инициативи и действия на отделни работници или служители;
ІV. Правила при пътуване, бизнес срещи и разговори:
1. Инструктирайте ръководния си персонал, при пътуване и особенно в чужбина никога да не оставят в хотелската си стая поверителна информация, както и носители съдържащи такава.;
2. Бъдете особено внимателни при провеждането на поверителни разговори и срещи, същите да не стават след предварителна уговорка, на обществени места, като ресторанти или бизнес-клубове, както и не водете безотговорно разговори с поверителна тематика от мобилния си телефон на обществени места, за да не се окажете неприятно изненадани от факта, че съдържанието на поверителния ви разговор е доста широко известно.;
3. Инструктирайте служителите си да се въздържат от непремерени изявления свързани с дейността на вашата фирма на обществени места и медиите, както и да не коментират фирмените проблеми с външни лица или по между си извън помещенията на фирмата и в извънработно време.;
4. При делови срещи, особенно когато те са свързани с преговори, независимо по какъв повод (сключване на сделка или спогодба с кредитор, длъжник, конкурент или партньор), никога не се съгласявайте те да се провеждат на определено повече от двадесет минути предварително място или такова определено от другата страна. Възможността да е осъществена предварителна подготовка на мястото за запис на водените разговори е твърде голяма. За препоръчване е предварителни разговори, които не изискват детайлизиране да се водят на открити места сред природата или на необичайни за такива разговори места, на които срещата с лицето, с което желаете да говорите да изглежда непринудена или случайна(изложения, коктейли, културни мероприятия и др.).
5. Въведете практиката вие и вашите служители при пътуване или посещения на обществени или културни мероприятия да водите записки за запознанствата и темите на водените с новите познати разговори. Така можете да установите относително лесно, както дали сте обект на проучване, така и новите възможности за делови контакти или разширяване на бизнеса.
